거래명세서 개념 과 양식 정리

거래명세서 개념 및 양식 -기능 정리

거래명세서는 
공급하는 자와 공급받은 자의 
인적사항을 비롯한,
거래일자와 거래내용, 공급가액, 
세액 등으로 구성된 명세표를 말합니다.

상대방과의 거래 시,
이를 증명하기 위해 사용하는 것으로,
대다수의 기업에서 
거래내역을 기록하는 
장부로 활용하고 있습니다. 

보통 세금계산서와 같이 
계산서 뒤에 명세서를 첨부하여,
세무상의 증빙자료로 활용하고 있습니다. 

즉, 거래명세서는 
거래의 완료에 대한 사실을 
분명히 하고자 작성하는 것으로,
거래에 대한 세부적인 내용을 
확인할 수 있고,
물품이나 상품을 받는 등의 
거래에 대하여,
월간 사용을 취합하여 
세금계산서를 발행받아 
대금을 지불하게 됩니다.

오늘은 이러한 
거래명세서에 대해
저와 함께 쉽고 빠르게
알아보도록 합시다.

글 읽는데 3분도 채 걸리지 않습니다.

끝까지 읽어보시고,
인생 살아가시는 데에
많은 도움이 되셨으면 좋겠습니다.

1. 기능

1) 세부사항 기록

일반적으로 상품을 판매하거나,
판매할 상품을 납품받을 때,
적격증빙인 세금계산서를 교부 
또는 수취해야 하지만,
계산서나 영수증에는 
거래내역을 상세히 기록하는 것이 
불가능하므로,
세부적인 거래내역이나 
그 사실의 뒷받침할 수 있는 내용을 
기록할 수 있습니다. 

거래가 발생한 시점에 
명세서를 공급받은 자용과 
공급자용으로 
두 장을 작성하여,
서로의 인적사항과 거래일자, 
거래내용, 공급가액, 세액, 비고 등이 
기재돼 거래처와의 거래 사실 
및 거래 물품의 수령 여부를 
확인할 수 있습니다.

​2) 거래의 완료

재화나 용역의 거래가 발생 시,
거래 당사자 간의 물품 인도나 
인수 거래가 잘 이뤄졌다는 의미에서 
상세하게 기재된 증거자료로 이용할 수 있으며,
세무상으로 강제하고 있지는 않지만, 
내부적으로 물품을 인도, 
인수하는 경우,
거래명세표를 갖고 확인하는 것이 
상거래 관례이기 때문에,
거래 외에 별도로 보관할 필요가 있습니다. 

또한 재화나 용역의 거래 시,
인도자는 인수자의 확인 서명을 
꼭 받아야 하고,
인수자는 거래명세서의 물품과 수량을 
세세하게 파악해야 합니다. 

인수자 확인 서명받을 때,
발행 날짜와 다를 수 있으므로,
실제 물품을 확인한 일자로 
같이 기록하면 좋습니다.

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3) 소명자료

세무서에서 매입 거래에 대하여,
자료상을 통한 무자료 가공거래를 
적발하기 위해,
매입세액 부당공제 혐의가 있다고 판단되면, 
소명자료 제출을 요구하게 됩니다. 

자료 제출 시,
세금계산서와는 별도로 
매입행위 자체가 정당하다는 
가장 객관적인 자료인 
은행 송금증 또는 입금표와 함께 
거래명세서를 제출하게 되며,
사적 증빙으로 가치가 있기 때문에,
회사 내부관리 차원에서 
계산서와 같이 별도로 
관리하는 것이 좋으며,

계산서처럼 법적 증빙 이외의 자료는 
납세자와 과세관청 사이의 분쟁 시,
실질과세의 원칙에 의하여 
납세자의 측면에서는 
일종의 안전장치 역할을 할 수도 있습니다.

2. 거래명세서 양식 종류

1) 일일 납품

거래처별 거래 내용을 
일자별로 상세하게 기록하여 
이를 증명하기 위해 
사용하는 양식을 말합니다.

일일 거래명세표 양식에는 
공급자의 인적사항을 비롯하여 
내역과 수령, 단가, 거래대금, 세액 등의 
내용을 정확하게 기재하며,
법적인 구속력을 갖는 것은 아니므로,
반드시 법적 증빙서류가 되는 
세금계산서를 교부받아 
보관하는 것이 좋습니다.

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매일 납품을 받을 경우,
이용하는 것으로 
보통학교나 병원 등에 급식 용도로 
납품되는 물품 등을 
예로 들 수 있고,
신선도가 중요한 급식 재료로서 
매일 납품받는 경우가 비교적 많습니다. 

따라서 위와 같이 일일 명세서를 지급받고,
1달 치를 모아 
거래 당사자 간 기록을 통하여 
월 말에 세금계산서 발행을 통해 
정산하는 것이 좋습니다.

2) 물품, 상품 거래

공급자와 공급받는 자 
각각 2부씩 보관하게 되며,
공급자 보관용에는 
제품의 공급하는 자의 정보를 기록하고,
계정과목 및 업체 코드 발주 번호 등을 
상세하게 기록합니다. 

또한, 거래명세서 양식에는 
거래한 상품의 품명과 규격, 
단위, 수량, 거래대금 등의 
명세를 항목에 따라 정확하게 작성하고, 
한 달을 기준으로 하여,
기간 내에 입고된 물품이나 
상품에 대하여 
건건이 명세서를 지급받고,
월 말에 취합하여 정산한 후,
세금계산서 발급을 통해 
월 마감을 하게 됩니다.

-공급자 보관용-

-

-공급받는 자 보관용-

-

내용은 같지만, 색으로 구분하여
서로 나누어 보관하는 게 일반적입니다.

이렇게 오늘은
거래명세서에 대해
알아보았습니다.

오늘도 글 읽어주신 모든 분들
행복한 하루 보내시길 바랍니다.
감사합니다.